ALAT DAN TEKNIK PENGUKURAN PERFORMANSI KUALITAS

A.PIRANTI ATAU ALAT PERBAIKAN KUALITAS

 1.Piranti data numeric

            Ada lima piranti atau alat yang digunakan dalam mengolah data numeric atau data kuantitatif, yaitu:

 A.Kertas periksa (check Sheet)

            Kertas periksa adalah suatu piranti yang paling mudah untuk menghitung seberapa sering sesuatu terjadi.Bagi mereka yang menyusun check sheet perlu diperhatikan bahwa masing-masing mengetahui dan menyetujui apa yang akan dihitung, bagaimana menghitungnya, dan kapan harus dihitungnya.

            Dalam menyusun kertas periksa perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1.      Bentuk lajur-lajur untuk mencatat data harus jelas.

2.      Data yang hendak dikumpulkan dan dicatat harus jelas tujuannya.

3.      Kapan data dikumpulkan harus dicantumkan.

4.      Data harus dikumpulkan secara jujur.

Kertas periksa paling sering digunakan dalam tahap do dan check pada PDCA cyle walaupun dapat pula digunakan pada tahap-tahap yang lain.

B.Pareto chart.

            Pareto chart adalah diagram yang dikembangkan oleh seorang ahli ekonomi italia yang bernama Vilfredo Pareto pada ababd ke-19.Pareto chart digunakan untuk memperbandingkan berbagai kategori kejadian yang disusun menurut ukurannya, dari yang paling besar di sebelah kiri ke yang paling kecil di sebelah kanan.

            Kegunaan pareto chart adalah sebagai berikut:

v  Menunjukkan prioritas sebab-sebab kejadian atau persoalan yang perlu ditangani.

v  Pareto chart dapat membantu untuk memusatkan perhatia pada persoalan utama yang harus ditangani dalam upaya perbaikan.

v  Menunjukkan hasil upaya perbaikan.

v  Menyusun data menjadi informasi yang berguna.

Cara menggambar pareto diagram.

Langkah 1:

Tentukan persoalan apa yang hendak diselidiki dan tentukan macam data serta bagaimana data.

·         Macam persoalan, misalnya: kerusakan, kecelakaan.

·         Macam data yang diperlukan, misalnya: jenis kerusakan, tempat, proses.

·         Hal-hal yang sering tidak terjadi digolongkan ke dalam lain-lain.

·         Lakukan pengumpulan data.

Langkah 2:

Susun data dalam Tally Sheet.

Langkah 3:

Susun data sheet untuk pareto diagram.

Langkah 4:

Gambarkan pareto diagram.

 C.Histogram

            Histogram adalah piranti untuk menunjukkan variasi data pengukuran, misalnya:berat badan sekelompok orang, tebal plat besi, dan sebagainya.Dengan cara demikian histogram dapat digunakan untuk menunjukkan variasi setiap proses.

Langkah 1:Hitung jumlah data dari pengukuran.

Langkah 2:Tentukan jarak,R, bagi suatu himpunan data.{R= nilai terbesar-nilai terkecil}.

Langkah 3:Bagi himpunan data dalam sejumlah kelas, K.

Langkah 4:Tentukan lebarnya kelas, H.

Langkah 5:Tentukan batas-batas kelas

D.Diagram pancar (Scatter Diagram)

            Scatter diagram adalah gambaran yang menunjukkan kemungkinan hubungan (korelasi) antara pasangan dua macam variable.Scatter diagram biasanya menjelaskan adanya hubungan antara dua variable dan menunjukkan pula keeratan hubungan tersebut.

            Berbagai pola dan arti scatter diagram yaitu:

      Korelasi positif : Kenaikan Y mungkin bergantung pada kenaikan X.Apabila X dikendalikan, kita mungkin dapat pula mengendalikan Y, misalnya pelatihan dan performansi.

      Mungkin korelasi positif : Apabila X meningkat, mungkin Y juga sedikit meningkat.Namun, Y mungkin disebabkan oleh factor lain selain X.

      Tidak ada korelasi : Y mungkin disebabkan oleh variable lain.

      Mungkin korelasi negative : Meningkatnya X mungkin menyebabkan kecenderungan Y menurun.

      Korelasi negative : Meningkatnya X mungkin menyebabkan menurunnya Y.

E.Diagram Perjalanan (Run Chart)

            Run chart adalah grafik yang menunjukkan variasi ukuran sepanjang waktu.Pada suatu run chart, sumbu horisontalnya adalah ukuran waktu.Karena meliputi waktu, maka piranti ini lebih bersifat dinamik daripada piranti-piranti lain.Suatu hal yang harus diwaspadai dalam menggunakan run chart adalah jangan menginterprestasikan suatu titik tertentu pada run chart sebagai suatu kejadian penting yang perlu diperhatikan.

2.Piranti data variable

A.Diagram alur (Flow chart)

Flow chart adalah gambaran skematik atau diagram yang menunjukkan seluruh langkah dalam suatu proses dan menunjukkan bagaimana langkah itu saling mengadakan interaksi satu sama lain.

Flow chart dapat digunakan untuk berbagai maksud yaitu :

1.      Memberikan pengertian tentang jalannya proses.

2.      Memperbandingkan proses ideal dengan proses yang sebenarnya terjadi.

3.      Mengetahui langkah-langkah yang duplikatif dan langkah-langkah yang tidak perlu.

4.      Mengetahui dimana pengukuran dapat dilakukan.

5.      Menggambarkan system total.Sistem total itu meliputi input material dan jasa dari pemasok, seluruh proses internal dan penerimaan produk serta jasa, termasuk umpan balik yang diberikannya.

B.Brainstorming.

Brainstorming adalah cara untuk memacu pemikiran kreatif guna mengumpulkan ide-ide dari suatu kelompokdalam yang relative singkat.

 Dalam melaksanakan brainstorming perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

Ø  Masing-masing anggota kelompok telah sependapat mengenai isu pokok yang akan dibahas.

Ø  Harus diciptakan kondisi dimana masing-masing anggota kelompok merasa bebas untuk mengemukakan idenya.

Ø  Hindari saling kritik dalam mengemukakan ide oleh para kelompok .

Ø  Ungkapan ide yang dikemukakan perlu ditulis sebagaimana aslinya.

Ø  Pada akhirnya brainstorming perlu dibuat rangkuman ide-ide yang dikemukakan.

C.Fishbone diagram ( Diagram sebab akibat ).

Diagram sebab akibat adalah suatu pendekatan terstuktur yang memungkinkan dilakukan suatu analisis lebih terperinci dalam menemukan penyebab-penyebab suatu masalah, ketidaksesuaian, dan kesenjangan yang ada.

Penggunaan diagram sebab akibat mengikuti langkah-langkah berikut :

1)      Dapatkan kesepakatan tentang masalah yang terjadi dan ungkapkan masalah itu sebagai suatu pertanyaan masalah.

2)      Temukan sekumpulan penyebab yang mungkin, dengan menggunakan teknik brainstorming atau membentuk anggota tim yang memiliki ide-ide yang berkaitan dengan masalah yang sedang dihadapi.

3)      Gambarkan diagram dengan pertanyaan mengenai masalah untuk ditempatkan pada sisi kanan ( membentuk kepala ikan ) dan kategori utama, seperti bahan baku, metode, manusia, mesin, pengukuran dan lingkungan ditempatkan pada cabang utama ( membentuk tulang-tulang besar dari ikan ).

4)      Tetapkan setiap penyebab dalam kategori utama yang sesuai, dengan menempatkannya pada cabang yang sesuai.

5)      Untuk setiap penyebab yang mungkin,tanyakan “mengapa” untuk menemukan akar penyebab, kemudian tulislah akar-akar penyebab itu pada cabang-cabang yang sesuai dengan kategori utama ( membentuk tulang-tulang kecil dari ikan ).

6)      Interpretasi  atas diagram sebab akibat itu adalah dengan melihat penyebab-penyebab yang muncul secara berulang, kemudian dapatkan kesepakatan melalui consensus tentang penyebab tersebut.

7)      Terapkan hasil analis dengan menggunakan diagram sebab akibat, dengan cara mengembangkan dan mengimplementasikan tindakan korektif, serta memonitor hasil-hasil untuk menjamin bahwa tindakan korektif yang dilakukan efektif  karena telah menghilangkan akar penyebab dari masalah yang dihadapi.

Diagram sebab akibat dapat dipergunakan untuk hal-hal sebagai berikut :

      Menyimpulkan sebab-sebab variasi dalam proses.

      Mengidentifikasi kategori dan subkategori sebab-sebab yang mempengaruhi suatu karakteristik kualitas tertentu.

      Memberikan petunjuk mengenai macam-macam data yang perlu dikumpulkan.

D.Diagram Gabungan.

Untuk membuat digram gabungan dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :

·        Tim sependapat akan topic atau tema yang hendak dibahas.

·         Tim kemudian mengelompokkan fakta-fakta tersebut menurut golongan-golongan tertentu.

·         Tim kemudian memberikan nama kepada masing-masing golongan fakta tersebut.

·         Tim selanjutnya menyusun golongan-golongan fakta tersebut menurut hirarki pentingnya golongan-golongan itu.

·         Akhirnya, tim menyimpulkan tentang tindakan-tindakan korektif yang perlu diambil guna mengatasi fakta-fakta yang mengganggu proses.

E.Diagram Pohon Keputusan.

Diagram pohon keputusan adalah piranti yang lazim digunakan untuk menghubungkan antara tujuan dengan tugas yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut.

B.Persyaratan kondisional pengukuran kualitas.

1.      Pengukuran harus dimulai pada perrmulaan program.

2.      Pengukuran kualitas dilakukan pada system.

3.      Pengukuran kualitas seharusnya melibatkan semua individu yang terlibat dalam proses yang bersifat partisipatif.

4.      Pengukuran seharusnya dapat memunculkan data, dimana nantinya data dapat ditunjukkan atau ditampilkan dalam bentuk peta, diagram, table, hasil perhitungan statistic, dan kain-lain.

5.      Pengukuran kualitas yang menghasilkan informasi-informasi utama seharusnya dicatat tanpa distorsi, yang berarti harus akurat.

6.      Perlu adanya komitmen secara menyeluruh untuk pengukuran performansi kualitas dan perbaikannya.

7.      Program-program pengukuran dan perbaikan kulitas seharusnya dapat dipecah-pecah atau diuraikan dalam batas-batas yang jelas sehingga tidak tumpah tindih dengan program lain.

C.Pengukuran Performansi Kualitas.

1.      Pengukuran pada tingkat proses mengukur setiap langkah atau aktifitas dalam proses dan karakteristik input yang diserahkan pemasok yang mengendalikan karakteristik output yang diinginkan.contohnya adalah lamanya waktu menjawab panggilan telepon.

2.      Pengukuran pada tingkat output mengukur karakteristik output yang dihasilkan dibandingkan dengan spesifikasi karakteristik yang diinginkan pelanggan.

3.      Pengukuran pada tingkat outcome mengukur bagaimana baiknya suatu produk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan.

D.Aspek-Aspek Program Pengukuran Kualitas.

Dalam melaksanakan pengukuran performansi kualitas, pada dasarnya harus diperhatikan aspek internal dan aspek eksternal dalam suatu organisasi.Riset kepuasan pelanggan sebagai suatu alat untuk menjaring informasi tentang keinginan pelanggan harus dirancang mengikuti beberapa prinsip dasar berikut :

v  Riset harus berfokus pada harapan pelanggan yang berkaitan dengan kualitas dan jenis produk yang diinginkan serta persepsi pelanggan tentang apa yang pelanggan yakini akan diperolehnya kalau mereka mengkonsumsi produk, bukan pada persepsi produsen terhadap apa yang ditawarkannya.

v  Riset harus berfokus pada kualitas produk, bukan pada kesalahan-kesalahan individual atau perusahaan.

v  Seluruh karyawan harus dilibatkan dalam mengembangkan ukuran-ukuran kepuasan pelanggan sehingga ukuran-ukuran itu akan menjadi lebih relevan dengan pekerjaan mereka sehari-hari.

v  Data kualitatif dan kuantitatif harus dikumpulkan.

v  Pertanyaan-pertanyaan dalam survey harus spesifik serta mudah untuk mengumpulkan serta mencatat data tersebut.

v  Instrumen riset harus dirancang sedemikian rupa sehingga manajen dan atau karyawan dapat mengambil tindakan berdasarkan hasil riset.

v  Penghargaan atau system insentif terhadap perubahan positif yang didasarkan pada hasil-hasil dari survey harus konkret dan cukup berharga atau bernilai.

Pada umumnya atribut yang dipertimbangkan dalam pengukuran kualitas adalah :

1.Kualitas produk, mencakup hal-hal berikut :

a.       Performansi, berkaitan dengan aspek fungsional dari produk.

b.      Features, berkaitan dengan pilihan-pilihan dan pengembangannya.

c.       Keandalan, berkaitan dengan tingkat kegagalan dalam penggunaan produk.

d.      Serviceability, berkaitan dengan kemudahan dan ongkos perbaikan.

e.       Konformitas, berkaitan dengan tingkat kesesuaian produk terhadap spesifikasi yang telah ditetapkan sebelumnya berdasarkan keinginan pelanggan,

f.       Durability, berkaitan dengan daya tahan atau masa pakai dari produk.

g.      Estetika, berkaitan dengan desain dan pembungkusan dari produk.

h.      Kualitas yang dirasakan bersifat subjektif, berkaitan dengan perasaan pelanggan dalam mengkonsumsi produk.

2.Dukungan pelayanan purna-jual, mencakup hal-hal berikut :

a.       Kecepatan penyerahan, berkaitan dengan lamanya antara waktu pelanggan memesan produk dan waktu penyerahan produk itu.

b.      Konsistensi, berkaitan dengan kemampuan memenuhi jadwal yang dijanjikan.

c.       Tingkat pemenuhan pesanan, berkaitan dengan kelangkapan dari pesanan-pesanan yang dikirim.

d.      Informasi, berkaitan dengan status pesanan.

e.       Tanggapan dalam keadaan darurat, berkaitan dengan kemampuan menangani permintaan-permintaan nonstandard yang bersifat tiba-tiba.

f.       Kebijakan pengembalian, berkaitan dengan prosedur menangani barang-barang rusak yang dikembalikan pelanggan.

3.Interaksi antara karyawan dan pelanggan, mencakup hal-hal berikut :

a.       Ketepatan waktu, berkaitan dengan kecepatan memberikan tanggapan terhadap keperluan-keperluan pelanggan.

b.      Penampilan karyawan, berkaitan dengan kebersihan dan kecocokan dalam berpakaian.

c.       Kesopanan dan tanggapan terhadap keluhan-keluhan, berkaitan dengan bantuan yang diberikan dalam menyelesaikan masalah-masalah yang diajukan pelanggan.

E.Teknik Pengawasan Kualitas Secara Statistik.

Pengawasan kualitas secara statistic mengandung dua penggunaan umum yaitu :

ü  Untuk mengawasi pelaksanaan kerja sebagai operasi-operasi individual selama pekerjaan sedang berlangsung, dan

ü  Untuk memutuskan apakah diterima atau ditolak sejumlah produk yang telah diproduksi.

Teknik-teknik pengawasan kualitas secara statistic dapat dibedakan atas :

1.Metode diagram control

a)      Diagram control proporsi.

b)      Diagram control rata-rata.

c)      Diagram control rentang.

d)     Diagram control cacat.

2.Teknik-teknik acceptance sampling

a)      Kurva operating characteristic.

b)      Average out going quality control.

Diagram control untuk operasi dilakukan dengan 6 langkah yang meliputi sebagai berikut :

      Mengukur barang dari sampel.

      Menghitung rata-rata aritmetika hasil pengukuran (mean).

      Menghitung deviasi standar.

      Menghitung rata-rata.

      Menghitung batas atas control (BKA) dan batas control bawah (BKB).

Membuat diagram control